如何使用 Outlook 召回电子邮件功能?發错想撤回该怎麽办?

用 Outlook 發送邮件时,多少会碰到發错或想修改内容的情况,这时你心裡一定很急,好消息是,Outlook 也有内建撤回功能,这篇就要教你使用 Outlook 召回电子邮件的功能,以下是你将了解到的内容:

  1. 如何召回电子邮件
  2. 要求召回 Outlook 电子邮件
  3. 召回期间可能会發生的事情和延迟

注意:本文说明适用于 Outlook 2019、2016、2013、2010、2007 和 Microsoft 365 的 Outlook。

如何使用 Outlook 召回电子邮件功能

当你尝试撤回电子邮件时,Outlook 可能会通知收件人。以下是召回的操作步骤:

1. 打开 Outlook 并点击左侧 Sent Items 已發送邮件的文件夹:
Outlook 召回电子邮件

2. 点击要撤回的邮件,接着就会于单一窗口打开。

3. 打开上方 “动作” 菜单,就会看到召回、回收此邮件的功能:
Outlook 召回电子邮件

4. 召回、回收此邮件提供两个选项,请选择你要的:

  • 删除这封未读取邮件。
  • 删除这封未读取邮件并以新邮件取代。

5. 如果你想获得通知,请将下方的 “回报从各收件者回收是否成功” 打勾。

6. 点击确定。

7. 如果选择「删除这封未读取邮件并以新邮件取代」,会需要修改原始邮件。

8.点击發送。

9.你将收到一条 Outlook 的通知信息,内容就是告诉你撤回或召回电子邮件成功还是失败。

要求召回 Outlook 电子邮件

召回 Outlook 电子邮件需符合以下条件:

  1. 你和你的收件人,都必须具有 Exchange 服务器的电子邮件帐户,并使用 Outlook 客户端。
  2. 当你尝试执行撤回时,收件人已经打开邮箱。
    原始邮件还没有被读取。
  3. 邮件没有被进行任何处理,如:对方有设定特定规则、不小心被丢到垃圾邮件之类。

召回 Outlook 电子邮件可能会發生的事情

这取决于收件人的电子邮件客户端设置,以及有没有打开阅读了,以下是几个可能会發生的事情:

如果收件人已阅读邮件,那召回就会失败。

如果收件人尚未打开邮件,你已经先召回邮件,那原始邮件就会将被删除。Outlook 会通知收件人你从其邮箱中删除该邮件。

如果收件人手动或设置规则,把两条消息都移到同一文件夹,也会出现这些结果。

如果处理召回邮件时,原始邮件就已经被读取,则会通知收件人你想要删除该邮件。原始邮件依旧保留在收件人的收件箱中。

如果收件人将原始邮件从收件箱中移出,并移动到另一个文件夹中(手动或使用规则),无论是否已被阅读,召回都会失败,意味着收件人一样可以阅读这封邮件。

如果你于移动设备中使用 Outlook 尝试召回邮件,有可能会失败。

延迟發送消息

發送不正确的电子邮件内容往往都非常尴尬。儘管 Outlook 有召回功能,可以解决这个窘境,但你还是可以通过计划排程功能,来延迟要發送的邮件,让你有时间检查修改,进而避免这状况發生。

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